Udržet pod kontrolou výdaje je klíčové pro všechny společnosti. Všichni na to mají nějaký proces. Velké společnosti to řeší v rámci svého ERP systému a malé společnosti s jedním majitelem to neřeší, protože to majitel prostě ví.

Pokud někdo má vyšší verzi Pohody, je na více lokalitách a je zvyklý používat systém mPohoda pro vystavení faktur online, pak mu chybí efektivní nástroj pro fungování evidence přijatých faktur. Vhodný nástroj může být Bi4InApp, viz schvalování příchozích faktur.

Nejprve je třeba rozhodnutí pro automatické zpracování přijatých faktur a nastavit jednoznačnou cestu například přes fakturace@bi4.cz.  Do centrálního místa nejen že přicházejí nové faktury ale také tam posíláme papírové faktury ze skeneru. Máme jednoznační místo, kde vždycky vše najdeme a můžeme se na to spolehnout.

Druhá věc je aby se to dostalo k lidem, kteří to schvalují. Pokud někdo má vyšší verzi Pohody, je na více lokalitách a je zvyklý používat systém mPohoda pro vystavení faktur online, pak mu dnes chybí efektivní nástroj pro fungování evidence přijatých faktur. Po schválení někým, kdo tomu věcně rozumí teprve můžeme jít dál.

Hlavní úspora přichází ve třetí fázi, kdy faktury automaticky načteme do evidence přijatých faktur v účetním programu pohoda, nebo jiného účetního software. Tady šetříme čas daňových expertů, kteří se mohou věnovat odborné činnosti a ne přepisování údajů.

Řešení je postaveno na Microsoft 365 Business Basic (dříve Office 365 Essential), takže uživatel nemusí řešit nějaké servery, kapacity, napojení, bezpečnost a spoustu dalších „ajťáckých“ záležitostí. Uživatele zaplatí za 4,2€ měsíčně a používá. Majitel nastaví základní adresu, kam je třeba posílat fakturu a objedná system Bi4InApp .

Migrace na vlastní tenant proběhne během velice rychle. Vlastní tenant je místo vyhrazení Microsoftem pro každou společnost v rámci Microsoft 365. Je dobré mít definované projekty a pracovníky, kteří mají za dané projekty odpovědnost. Pak schvalování může začít. Celou instalaci provádíme my aby byla záruka, že vše poběží jak má. Z toho důvodu a je potřeba mít vyhrazený jeden MS účet pro tento účel .

V rámci instalace je dobré si vyhradit krátký čas na zaškolení, které zabere to asi 40 minut. Aplikace je hodně intuitivní ale vysvětlit některé principy je lepší najednou všem a odpovědět případné dotazy. Vše se děje vzdáleně bez nutnosti někam cestovat. Je to dáno možností využití klíčové dvojice sharepoint – teams.

Dalo by se říct, že v době, kdy se všechny faktury vyrábějí digitálně není důvod aby se sami nenačetly do systému. Není tomu tak, protože není shoda na jednom formátu. Takže dnes to probíhá tak, že je faktura digitálně zpracovaná a potom vytištěná v PDF a je poslána.
Je několik možností jakým způsobem je možno digitalizovat.

Fakturu buď v našem systému zkopírujeme po částech z PDF, což je pracné ale přesné nebo použijeme takzvaného QR kódu. QR kód většinou obsahuje pouze platební informace ale lze ho velmi dobře využít pro identifikaci jak protistrany tak efektivně vyplníme částky.

Další možnost je využití sofistikovaných systémů OCR. Tato cesta se vyplatí od 1000 faktur měsíčně, což se v segmentu malých firem se neděje.

Ještě zbývá přepsat faktury ručně. Pokud bychom nevyužili žádný náš systém tak stejně ručně faktury bude přepisovat účetní a tak to je vlastně přepisuje ale pokud to udělá někdo z firmy před schválením máme to pod větší kontrolou a účetní fakturu pouze zaúčtuje.

Největší výhody z tohoto systému vznikají, pokud má firma více poboček. Další možnost j, že pracovníci nejsou na centrále ale například na stavbách. I tam musí schvalovat klíčové věci a je třeba aby to dělali relativně rychle.

Obecně platí,že pravomoci je dobré deklarovat na co nejnižší úroveň. V tomto systému je pak výhoda, že mají přehled co schválili. Je to ideální pro střední firmy, které nemají drahé ERP.

Návratnost takového systému závisí na velikosti současných zmatků ve firmě. Vyplatí se při první nezaplacené faktuře za nedodané zboží, kterou bychom zaplatili a peníze z dodavatele bychom složitě dostávali zpět.

V podobných firmách se dnes používá komunikace přes maily, která bývá velmi složitě dohledatelná a v záplavě dalších mailů složitě dohledatelná, kdy kdo co schválil. Mail není provozní systém, na které bychom měli spoléhat v takových věcech jako je schvalování příchozích faktur. Používání mailové komunikace jako provozního systému je dnes skutečný velký nešvar a je to jede z důvodů proč Microsoft sel do technologie Power Apps