Schvalování příchozích faktur

Rizika, před kterými vás aplikace uchrání

Proces schvalování příchozích faktur v řadě firem probíhá tak, že k osobě, která má na starosti schvalování faktur (dále administrátorka), dorazí faktura, nicméně daný člověk neví, zda ji může proplatit nebo ne. Musí se proto ptát zodpovědné osoby a zjišťovat, jestli je faktura v této výši v pořádku, zda bylo dodáno její plnění apod.

Schvalování faktur ovšem není primární náplní práce vedoucích a dalších pracovníků. Aplikace Bi4Approve Faktury toto reflektuje a celý proces maximálně zjednodušuje. Současně chrání firemní finance. Zabraňuje totiž účetním omylům, nestane se, že by byla proplacená chybná faktura, faktura, jejíž plnění nebylo dodáno kompletně, docházelo k účetním podvodům apod. 

Jednomu z našich klientů aplikace Bi4Approve Faktury zabránila v proplacení faktury, u které nebylo dodáno její plnění, a zachránila mu tak platbu v hodnotě 2 milionů Kč.

Hlavní výhody aplikace:

• sjednocení toku příchozích faktur společnosti
• automatické začlenění příchozích faktur do aplikace
• přidělení jednotlivých faktur k danému středisku nebo projektu
• odeslání ke schválení příslušným vedoucím
• kontrola schválení před zaplacením faktury
• cena je dle modulů od 500 Kč za osobu a měsíc - viz ceník
• automatické odeslání a načítání dat přes XML do účetního systému POHODA
• načítá elektronické faktury standardu ISDOC
• výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o.
• všechna data jsou uložena na sharepointu Microsoft 365

Jak aplikace funguje

Po přihlášení do aplikace je ihned vidět kompletní seznam faktur, které administrátorce (osobě spravující faktury) dorazily. Jednotlivé faktury se do systému nahrávají automaticky. Stačí, aby byly zaslány na zvolenou emailovou adresu.

• Administrátorka kontroluje správnost informací na faktuře a přepisuje je do systému.
• Následně postupuje fakturu ke schválení zodpovědné osobě.
• Zodpovědná osoba obdrží notifikaci o fakturách, ke kterým se má vyjádřit.
• V rámci schvalovacího procesu je možné fakturu schválit, zamítnout či odložit.
• K dispozici je schvalování i více osob.
• Ve chvíli, kdy je fakturu schválena, posílá ji administrátorka k zaúčtování.
• K dispozici je přehled veškerých faktur, ve kterém lze libovolně filtrovat.
• V případě, kdy je faktura poslána k zaúčtování a tedy proplacení, se může administrátorka rozhodnout fakturu přemístit do archivu.
• Součástí aplikace je i tzv. Řízení projektů.

Import do účetního systému Pohoda

Bi4Approve Faktury – příchozí faktury pod kontrolou s importem do účetnictví

Garance pro zákazníky

Jednou z předností aplikace Bi4Approve Faktury je, že je nainstalována přímo na tenantu zákazníka. Klient jej tak má zcela pod kontrolou a navíc má přístup ke zdrojovým kódům. Samotná data jsou uložena přímo u společnosti Microsoft 365.

Bližší technické specifikace jsme pro vás připravili v tomto technickém listu, který si můžete stáhnout ve formě PDF zde. Pokud vás aplikace zaujala, případně se chcete dozvědět více informací, kontaktujte nás na info@bi4.cz

Ceník

Pro běh aplikace je nutné mít licenci alespoň Microsoft Office 365 Business Essentials. Uvedené ceny aplikace neobsahují licenci Microsoft, kterou případně můžeme zajistit. Vždy je nutné mít základní modul a k němu lze přikoupit další moduly a to pro všechny uživatele dané společnosti.

Pro instalaci části nebo celé aplikace na vlastním tenantu je účtován jednorázový instalační poplatek v hodnotě 15 000 Kč. Všechny ceny jsou uváděny bez DPH, za jednotlivého uživatele a za každý měsíc provozu. U každé nové objednávky je součástí dodávky 2 hodinové zaškolení prostřednictvím vzdálené obrazovky přes Microsoft Teams. Platba za aplikaci se hradí vždy na začátku daného období.