Schvalování příchozích faktur

Bi4Approve Faktury – příchozí faktury pod kontrolou s importem do účetnictví

Proč mít aplikace na schvalování faktur?

Schvalování příchozích faktur je nedílnou součástí každé společnosti. Aby však bylo efektivní, mělo by být svižné a hlavně spolehlivé. Právě za tímto účelem vznikla aplikace Bi4Approve Faktury, která práci s fakturami nejen zpřehlední, ale ušetří i čas zainteresovaných stran. Naše aplikace využívá technologii Microsoft 365 a SharePoint, ve které si firmy platí hodně možností o kterých často ani neví. Každý manažer chce mít přesnou informaci o tom, kdy a kdo schválil daný náklad před jeho proplacením a to je cílem naší aplikace – tvoříme pořádek ve Vaší firmě.

 

Rizika, před kterými vás aplikace uchrání

Proces schvalování příchozích faktur v řadě firem probíhá tak, že k osobě, která má na starosti schvalování faktur (dále administrátorka), dorazí faktura, nicméně daný člověk neví, zda ji může proplatit nebo ne. Musí se proto ptát zodpovědné osoby a zjišťovat, jestli je faktura v této výši v pořádku, zda bylo dodáno její plnění apod.

Schvalování faktur ovšem není primární náplní práce vedoucích a dalších pracovníků. Aplikace Bi4Approve Faktury toto reflektuje a celý proces maximálně zjednodušuje. Současně chrání firemní finance. Zabraňuje totiž účetním omylům, nestane se, že by byla proplacená chybná faktura, jejíž plnění nebylo dodáno kompletně, docházelo k účetním podvodům apod. 

 

Jednomu z našich klientů aplikace Bi4Approve Faktury zabránila v proplacení faktury, u které nebylo dodáno její plnění, a zachránila mu tak platbu v hodnotě 2 milionů Kč.

Hlavní výhody aplikace:

  • sjednocení toku příchozích faktur společnosti
  • automatické začlenění příchozích faktur do aplikace
  • přidělení jednotlivých faktur k danému středisku nebo projektu
  • odeslání ke schválení příslušným vedoucím
  • až 4 úrovňové schvalování
  • kontrola schválení před zaplacením faktury
  • automatické odeslání a načítání dat přes XML do účetního systému POHODA
  • načítá elektronické faktury standardu ISDOC
  • výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o.
  • všechna data jsou uložena na sharepointu Microsoft 365
  • možnost přístupu partnerských firem

Jak aplikace funguje

Po přihlášení do aplikace je ihned vidět kompletní seznam faktur, které administrátorce (osobě spravující faktury) dorazily. Jednotlivé faktury se do systému nahrávají automaticky. Stačí, aby byly zaslány na zvolenou emailovou adresu.

  • Administrátorka kontroluje správnost informací na faktuře a přepisuje je do systému.
  • Následně postupuje fakturu ke schválení zodpovědné osobě.
  • Zodpovědná osoba obdrží notifikaci o fakturách, ke kterým se má vyjádřit.
  • V rámci schvalovacího procesu je možné fakturu schválit, zamítnout či odložit.
  • K dispozici je schvalování i více osob (až 6 úrovní).
  • Ve chvíli, kdy je fakturu schválena, posílá ji administrátorka k zaúčtování.
  • K dispozici je přehled veškerých faktur, ve kterém lze libovolně filtrovat.
  • V případě, kdy je faktura poslána k zaúčtování a tedy proplacení, se může administrátorka rozhodnout fakturu přemístit do archivu.
  • Součástí aplikace je i tzv. Řízení projektů.

Postup aplikace

#1

Příchod faktury

Dodavatel posílá fakturu na MojeFirma.inapp@bi4.cz
Cílem je vytvořit jednotné místo pro všechny příchozí faktury. Tak zaručíme, že se žádná neztratí.

Faktura je načtena z e-mailové adresy do aplikace a přidá se na seznam.
Pokud je faktura odeslaná na jinou adresu, řešením je přesměrování e-mailové adresy. Papírová faktura se jednoduše naskenuje a pošle na centrální adresu.

#2

Kontrola a doplnění nezbytných údajů

V kroku 2 se kontroluje správnost adresáta a ostatních údajů. Aplikace umí vytěžit data z formátu ISDOC. Ostatní údaje pak obsluha aplikace doplní ručně a zkontroluje správnost všech údajů. Důležité je přidělení faktury konkrétnímu projektu, aby systém věděl, který vedoucí ji má schválit.

#3

Schválení vedoucím

Vedoucí schvaluje faktury na PC, tabletu nebo mobilním telefonu. K dispozici je náhled faktury i s přiloženými dokumenty. I po schválení je možno se k vlastním fakturám vždy vrátit a zkontrolovat.
Vedoucí souhlasí/nesouhlasí nebo rozhodnutí odloží a připojuje komentář. Svůj souhlas/nesouhlas již nemůže vzít zpět!

#4

Odeslání k zaúčtování

Po schválení vedoucím aplikace odešle fakturu do účtárny.

Cílem je vkládat do účetnictví pouze faktury bez vady, určené k proplacení, abychom zamezili stornování interních čísel přijatých faktur.

Systém brání nežádoucímu proplacení faktur, jejíchž předmět nebyl správně dodán.

#5

Import zadaných údajů do systému POHODA

Abychom ušetřili čas kvalifikované účetní a zároveň nezdvojovali práci přepisováním údajů, využíváme XML import do systému POHODA. Importované faktury účetní pouze zaúčtuje.

#6

Export faktur ze systému POHODA

Aplikaci Bi4 Faktury můžete využít i k exportu faktur, které ukládáte do systému POHODA.

#7

Kontrola před proplacením

Při vlastním proplácení je velice užitečné, pokud má manažer k dispozici přesnou informaci kdo a kdy schválil příslušnou fakturu. „Velký přehled“ slouží přesně k tomuto účelu a umožňuje celkový pohled na odchozí toky peněz ze společnosti. Je zde aplikováno vynikající filtrování, včetně uložení nejběžnějších filtrů.

Import do účetního systému Pohoda

Bi4Approve Faktury – příchozí faktury pod kontrolou s importem do účetnictví

Řešení spolupracující se systémem POHODA

www.pohoda.cz

 

www.pohodaplus.cz

Garance pro zákazníky

Jednou z předností aplikace Bi4Approve Faktury je, že je nainstalována přímo na tenantu zákazníka. Klient jej tak má zcela pod kontrolou a navíc má přístup ke zdrojovým kódům. Samotná data jsou uložena přímo u společnosti Microsoft 365.

 

Pokud vás aplikace zaujala, případně se chcete dozvědět více informací, kontaktujte nás na info@bi4.cz

 

 

 

 

 

Zaujali jsme Vás?
Vše Vám předvedeme a vysvětlíme

Prostě nám napište