Schvalování příchozích faktur

#1

Příchod faktury

Dodavatel posílá fakturu, ideálně s QR kódem na MojeFirma.inapp@bi4.cz
Cílem je vytvořit jednotné místo pro všechny příchozí fraktury. Tak zaručíme, že se žádná neztratí.

Faktura je načtena z e-mailové adresy do aplikace a přidá se na seznam.
Pokud je faktura odeslaná na jinou adresu, řešením je přesměrování e-mailové adresy. Papírová faktura se jednoduše naskenuje a pošle na centrální adresu.

#2

Kontrola a doplnění nezbytných údajů

V kroku 2 se kontroluje správnost adresáta a ostatních údajů. Aplikace umí vytěžit data z QR kódu. Ostatní údaje pak obsluha aplikace doplní ručně a zkontroluje správnost všech údajů. Důležité je přidělení faktury konkrétnímu projektu, aby systém věděl, který vedoucí ji má schválit.

#3

Schválení vedoucím

Vedoucí schvaluje faktury na PC, tabletu nebo mobilním telefonu. K dispozici je náhled faktury i s přiloženými dokumenty. I po schválení je možno se k vlastním fakturám vždy vrátit a zkontrolovat.
Vedoucí souhlasí/nesouhlasí nebo rozhodnutí odloží a připojuje komentář. Svůj souhlas/nesouhlas již nemůže vzít zpět!

#4

Odeslání k zaúčtování

Po schválení vedoucím aplikace odešle fakturu do účtárny.

Cílem je vkládat do účetnictví pouze faktury bez vady, určené k proplacení, abychom zamezili stornování interních čísel přijatých faktur.

Systém brání nežádoucímu proplacení faktur, jejíchž předmět nebyl správně dodán.

#5

Import zadaných údajů do systému POHODA

Abychom ušetřili čas kvalifikované účetní a zároveň nezdvojovali práci přepisováním údajů, využíváme XML import do systému POHODA. Importované faktury účetní pouze zaúčtuje.

#6

Kontrola před proplacením

Při vlastním proplácení je velice užitečné, pokud má manažer k dispozici přesnou informaci kdo a kdy schválil příslušnou fakturu. „Velký přehled“ slouží přesně k tomuto účelu a umožňuje celkový pohled na odchozí toky peněz ze společnosti. Je zde aplikováno vynikající filtrování, včetně uložení nejběžnějších filtrů.