Bi4 Audit
Bi4 Audit – pro automatizaci a zlepšení provozu ve výrobní firmě
Aplikace Bi4 Audit pro automatizaci a zlepšení provozu ve výrobní firmě
Každá společnost, ve které se pravidelně provádí kontrola provozu audity a chce se trvale zlepšovat, se potýká s jistou mírou neefektivity. Různorodé přístupy a následné přepisování zjištěných dat proces auditu nejen stěžují, ale zabírají mnohem více času, než by bylo nutné. Právě z těchto důvodů jsme vyvinuli aplikaci Bi4 Audit, díky které dochází k:
- unifikaci a digitalizaci postupu a procesu provádění auditů,
- odpadnutí ručního přepisování, zpracování a reportingu.
Firmy tak díky aplikaci Bi4 Audit celý proces auditu výrazným způsobem zefektivňují a sjednocují jej pro více auditorů, což ocení obzvláště při pravidelných a opakovaných auditech. Navíc aplikace využívá technologii Microsoft 365 a SharePoint, ve které si firmy platí řadu možností, o kterých často ani neví. Všechna data jsou uložena na sharepointu Microsoft 365 a klient k nim má kdykoliv přístup.
Jak aplikace Audit funguje
Samotná aplikace je velice intuitivní a snadno se v ní zorientují nejen auditoři, ale i ředitelé firem, zodpovědní pracovníci za konkrétní části projektu.
Aplikace se skládá ze 4 částí:
Provádění auditu ve firmě podle práv jenotlivých osob a situace v které se nachází audit.
Vzory s klíčovými seznamy otázek.
Report o výsledku auditů
Oprávnění jednotlivých osob na 5 úrovních a další systémové nastavení.
Bi4 Audit krok za krokem
Vzorový audit s otázkami
Vzorový audit obsahuje seznam otázek pro různé okruhy, jako je například Zdraví a bezpečnost (H@S) , Vnitřní řád, Bezpečnost areálu, Proces výroby, atd. Otázky lze vyplňovat v aplikaci nebo importovat ze souboru typu Excel.
Výběr auditora a datum zahájení
V dalším kroku provedeme výběr konkrétního auditu, auditora a datum zahájení auditu.
Vlastní audit
Následně probíhá kontrola zadaných parametrů auditorem, hledání případných nesouladů, pořizování dokumentace focením z aplikace (nebo nahráváním souborů .jpeg, .png, .pdf). Auditor má možnost konkrétní bod schválit (případně přidat doporučení), neschválit a vypsat seznam požadavků pro nápravu.
Zobrazení zbývajících úkonů v auditu
Auditor musí projít všechny otázky, a pokud jsou jednotlivé úkony v pořádku, označit je za vyřešené. Teprve až jsou všechny označeny zeleně (jako vyřešené), může auditor audit uzavřít. Díky tomu se snadno vyhne opomenutí některé vyžadované kontroly.
Doporučení
I pokud auditor neoznačí bod jako problémový, je možné přidávat specifická doporučení pro danou oblast.
Procházení hotového auditu
Nyní se aplikace ujímá přímo zodpovědný člověk za auditované procesy a prochází případné výtky od auditora (žlutě označené).
Nápravná opatření
Stránka pro zodpovědné osoby, kam zaznamenávají návrhy nápravných opatření a data, do kdy budou tato opatření realizována.
Kontrola provedení nápravných opatření
Zodpovědné osoby se posléze musí do aplikace vrátit, aby potvrdily, že nápravná opatření skutečně provedly. Aplikace zaznamená datum všech operací.
Finální dokumentace
Všichni účastníci mají k dispozici seznam auditů, kdy audity proběhly a co se při nich zjistilo. Účastníci tak mohou získat důležité poznatky, ale zároveň nemohou do auditů zpětně zasahovat.
Vzory s klíčovými seznamy otázek a probíhající audit
Při otevření této části auditor vybírá z jednotlivých kategorií a podkategorií s příslušnými otázkami, které následně překopíruje do reálného probíhajícího auditu. Ve chvíli, kdy auditor spustí samotný audit (zvolil si potřebnou matici otázek), následně intuitivně postupuje po žlutě zbarvených polích. Právě takto konkrétně barevně označená pole je nutné vyplnit a auditor má jistotu, že nevynechá žádnou část procesu. Každou hodnocenou oblast auditor ohodnotí, tedy určí, do jaké míry je v pořádku. A pokud v pořádku není, může doplnit slovní komentář s doporučením, co je potřeba napravit. Současně může přiložit i fotografii daného nedostatku, aby bylo jednoznačně jasné, kde se chyba vyskytla. Jakmile je audit dokončen, budou automaticky odeslány e-maily garantovi procesu a zodpovědným osobám v konkrétních subprocesech. Tito lidé tak budou informováni o výsledcích auditu a krocích, které musí podniknout, aby napravili případné chyby.
Využití aplikace v závodech
ASSA ABLOY
Aplikaci Bi4 Audit jsme původně vyvinuli pro společnost ASSA ABLOY, která ji začala využívat pro své výrobní závody v České republice a dalších zemích Evropy. Díky aplikaci získala ASSA ABLOY jednotný systém, který je totožný pro všechny závody a celkově se zrychlil informační tok o výsledcích auditu.
Výhody aplikace Bi4 Audit
Audity ve firmách probíhají různorodým způsobem. Auditoři dříve zapisovali výsledky své kontroly například do Excelu, každý má jiný systém a celkově vzniká neuspořádané množství dokumentů bez jednotného konceptu.
Díky aplikaci Bi4 Audit jsou všechna data na jednom místě, firmy se v nich snadno zorientují a lidé zodpovědní za konkrétní oddělení a části procesu mohou efektivně reagovat na případné nedostatky.
Aplikace je responzivní a můžete ji pohodlně využívat i na mobilním telefonu. Navíc je vícejazyčná. Aktuálně je k dispozici v českém, anglickém, rumunském a polském jazyce a další jazykové mutace je možné na vyžádání doplnit.
Další výhodou je, že v rámci jedné aplikace mohou být různorodé audity s ohledem na potřeby konkrétních výrobních závodů.
Pokud chcete i vy zjednodušit a zefektivnit audity ve své firmě, kontaktujte nás. Rádi vám aplikaci představíme blíže.
Reference
Aplikace Bi4 Audit nám dnes umožňuje sledovat výsledky auditů v reálném čase, zobrazovat je ve vizualizacích a filtrovat podle jednotlivých procesů nebo lokalit. Dnes můžeme přesně říct, kdo a kdy se k auditu vyjádřil, co bylo navrženo jako nápravné opatření, a zda bylo skutečně realizováno.
Jan Kaplan
Sustainability Manager
Máte zájem o ukázku?
