602560996 obchod@bi4.cz

Rezervace pracovních i parkovacích míst

Approve Hot Seating & Parking – přehledné řešení pro rezervaci míst ve vaší firmě

Díky hot seatingu můžete snížit náklady firmy až o 50 % a zvýšit spokojenost zaměstnanců

Způsob práce ve firmách se v posledních letech výrazně mění a koronavirová pandemie tyto změny ještě více urychlila. Každodenní přítomnost v kancelářích nahrazuje práce z domu a částečný home office. Tento přístup je stále populárnější u moderních a progresivních společností a firmy díky němu výrazně šetří náklady na prostory, stejně jako náklady na elektřinu, vodu, občerstvení zaměstnanců apod. Zaměstnanci zase oceňují, že mohou více pracovat z domu, mají home office podle své potřeby a netráví čas dojížděním.

Pokud například ve firmě pracuje 80 lidí, ale reálně do kanceláře chodí pouze 20, není nutné rezervovat prostory pro zmíněných 80 lidí. Je zcela dostačující, když bude v kanceláři (či na open space) místo pro 20 zaměstnanců, kteří se budou v docházce do firmy střídat. Aby ovšem tato možnost fungovala, je potřeba kvalitní a spolehlivá aplikace, do které budou zaměstnanci evidovat svůj příchod do práce.

Za tímto účelem jsme vyvinuli aplikaci Approve Hot Seating & Parking, která se skládá ze dvou částí. Hot Seating umožňuje snadnou a pohodlnou rezervaci pracovního místa. Parking pak rezervaci parkovacího stání. Cílem této aplikace je ušetřit firmě finance za nevyužité prostory a nevyužitá parkovací místa. A jedná se skutečně o významné částky. Jedna firma tak ušetří i 40 000 Kč měsíčně za nevyužitá parkovací místa.

Řešení pro vaše potřeby

Aplikace Approve Hot Seating & Parking myslí na všechny potřeby, které zaměstnavatelé i zaměstnanci v souvislosti s rezervací míst a parkování mají: 

 

-zodpovědné osoby mohou snadno pro návštěvníky rezervovat konkrétní místa na konkrétní den, 

-administrátoři mohou rezervovat stálá místa na delší časové období a provádět hromadné rezervace pro návštěvy,

-běžní uživatelé si zase rezervují místa na dny, kdy se chystají do práce. V případě změny plánů svou rezervaci jedním kliknutím zruší.

 

Microsoft vyhodnotil Approve Hot Seating & Parking jako bezproblémovou aplikaci, která je vyvinuta na technologii této společnosti. Současně ji zařadil na celosvětový seznam Azure Marketplace, kde se nachází pouze aplikace, které projdou schvalovacím procesem společnosti Microsoft.

 

Pokud je rezervace míst v kanceláři a parkovacích stání právě to, co hledáte, neváhejte nás rovnou kontaktovat.

Postup aplikace Approve Hot Seating & Parking

#1

Rezervace místa

Rezervace místa je velmi snadná. Uživatel si zvolí konkrétní časové období, ve kterém chce rezervovat místo v kanceláři nebo parkovací stání, a jedním kliknutím rezervaci provede.

 

V kalendáři současně vidí, na který den a ve kterém patře má místo rezervované. Pro vybrané patro může rezervovat místo na další dny nebo rezervaci zrušit. 

 

V rámci aplikace je možné nastavit e-mailové notifikace. Pokud je tato možnost zaškrtnuta, uživatel po rezervaci místa obdrží e-mail s jejím potvrzením. Informační e-mail je odeslán i v případě, pokud rezervaci zruší administrátor (o této funkci budeme hovořit níže).

 

 

#2

Výběr zóny

V rámci aplikace si zaměstnanec zvolí tzv. lokaci. Lokace mohou představovat města, ve kterých má vaše společnost kanceláře, případně jednotlivé budovy. Zaměstnanec si tedy nejprve zvolí požadovanou lokaci (město) a následně konkrétní patro (zónu) v dané budově. Současně vidí, kolik volných míst v dané zóně zbývá. V rámci zón lze zvolit i konkrétní parkoviště dané firmy.

 

Současně si uživatelé mohou zobrazit již rezervovaná místa a zjistit, který kolega sedí na jakém místě, případně jaké má rezervované parkovací stání.

#3

Přehled rezervací

Aplikace Approve HotSeating & Parking byla vyvinuta tak, aby zaměstnancům poskytovala maximální přehled. V seznamu svých rezervací tak každý uživatel vidí dny, místa a zóny, ve kterých si vytvořil rezervaci. Pokud se rozhodne, že v určitý den do kanceláře nakonec nepůjde, může tuto rezervaci snadno smazat jedním kliknutím.

#4

Hromadné rezervace a Stálá místa

V rámci aplikace mohou mít vybrané osoby (standardně například recepční, sekretářky apod.) stanovený speciální přístup, díky kterému mohou provádět hromadné rezervace druhým lidem. Typicky například vytváří měsíční rezervace pro manažery, rezervace pro návštěvníky firmy apod.

 

V sekci Stálá místa zase vytváří rezervaci pro jednu osobu na delší časový úsek. Administrátor zvolí konkrétní místo, požadované časové období a jedním kliknutím tak vytvoří rezervace na všechny zvolené dny.

#5

Administrativní část

Správci aplikace mají k dispozici administrační rozhraní a v rámci něj mohou omezovat kapacitu daného prostoru, nastavit maximální časové období, po které je možné provádět rezervace apod.

 

Administrátoři mají následující oprávnění:

-provádět hromadné rezervace a rezervace stálých míst,

-vytvářet rezervace jménem jiného uživatele,

-rušit rezervace jiným uživatelům,

-přiřazovat práva uživatelům,

-upravovat zóny.

#6

Podpora a vysvětlivky

Součástí Approve HotSeating & Parking je i přehledová stránka, kde jsou srozumitelně představeny jednotlivé prvky aplikace. Uživatelé se tak snadno zorientují a aplikace pro ně bude rychle pochopitelná. V rámci nastavení si uživatelé také mohou zvolit, jestli bude aplikace v českém nebo anglickém jazyce.

 

Aplikace je responzivní a můžete ji tak pohodlně využívat na počítači i mobilním telefonu.

#7

Kontaktujte nás

Pokud i vy chcete umožnit svým kolegům, aby pohodlně mohli docházet do kanceláře a snadno a efektivně si rezervovali svá místa, dejte nám vědět. Rádi vám aplikaci Bi4 Approve HotSeating představíme blíže. Jsme tu pro vás na telefonním čísle +420 602 560 996, případně využijte náš kontaktní formulář.

Vlastnosti aplikace Approve HotSeating & Parking

Aplikaci Bi4 Approve HotSeating & Parking ocení všechny firmy, které chtějí využít své kanceláře či celé budovy skutečně efektivně. Obzvláště zajímavým přínosem je ovšem pro firmy, které již využívají software Microsoft 365 (dříve Office 365). Aby mohla aplikace fungovat, je totiž potřeba přístup na tenant, takže firmy pracující se softwarem Microsoft 365 mohou naplno využít funkce systému, se kterým již pracují.

 

V případě, že firma software Microsoft 365 ještě nevyužívá, ale chtěla by pracovat s aplikací Approve HotSeating & Parking, může nás kontaktovat a následně bychom se společně domluvili na dalším postupu.

 

Při instalaci na tenant je instalován i zdrojový kód aplikace. Zákazník má k aplikaci kompletní přístup a v budoucnu může následné úpravy a změny provádět sám a uzpůsobovat dále aplikaci svým potřebám.

 

Microsoft vyhodnotil Approve Hot Seating & Parking jako bezproblémovou aplikaci, která je vyrobena na technologii této společnosti. Současně ji zařadil na celosvětový seznam Azure Marketplace. Na této platformě se nachází pouze aplikace, které projdou schvalovacím procesem společnosti Microsoft.

 

Další vlastnosti:

  • Aplikace je uživatelsky velice snadno ovladatelná a obsahuje přehlednou nápovědu.
  • Aplikace je responzivní a přizpůsobí se tak rozhraní mobilního telefonu, notebooku a desktopu.
  • V rámci aplikace může uživatel rezervovat své místo v rámci několika pater, budov i měst. Je proto vhodné pro menší firmy i pro větší společnosti, které mají kanceláře v různých městech.
  • Každý uživatel má k dispozici přehled již rezervovaných míst, snadno se tak může podívat, které dny si zamluvil místo v kanceláři.
  • Limity: počet rezervací (limit Sharepoint) je 30 milionů, aplikaci můžete využít až na 2 000 měst / budov a můžete připravit až 2 000 zón / lokací / open space.
  • Doporučený maximální počet míst na jednom patře / kanceláři je 50, v případě většího počtu již není výběr místa z plánku příliš přehledný, obzvláště na mobilním telefonu. Pokud máte míst přeci jen více, lze situaci vyřešit rozdělením na 2 zóny (například západ a východ).
  • Pro běh aplikace stačí licence Microsoft 365 Business Basic (v případě, že licenci Microsoft nemáte zakoupenou, informujte nás a domluvíme se na dalším postupu).
  • Aplikace je k dispozici v českém, anglickém, německém, francouzském a španělském jazyce.

Zaujali jsme Vás? Vše Vám předvedeme a vysvětlíme

Kontaktujte nás