Rezervace pracovních i parkovacích míst

Approve Hot Seating & Parking – přehledné řešení pro rezervaci míst ve vaší firmě

Díky hot seatingu můžete snížit náklady firmy až o 50 % a zvýšit spokojenost zaměstnanců

Způsob práce ve firmách se v posledních letech výrazně mění a koronavirová pandemie tyto změny ještě více urychlila. Každodenní přítomnost v kancelářích nahrazuje práce z domu a částečný homeoffice. Tento přístup je stále populárnější u moderních a progresivních společností. Firmy díky němu výrazně šetří náklady na prostory, stejně jako náklady na elektřinu, vodu, občerstvení zaměstnanců apod. Zaměstnanci zase oceňují, že mohou více dní pracovat z domu, mají home office podle své potřeby a netráví čas dojížděním.

Pokud například ve firmě pracuje 80 lidí, ale reálně do kanceláře jich chodí pouze 20, není nutné rezervovat prostory pro zmíněných 80 lidí. Je zcela dostačující, když bude v kanceláři (či na open space) místo pro 20 zaměstnanců, kteří se budou v docházce do firmy střídat. Aby ovšem tato možnost fungovala, je potřeba kvalitní a spolehlivá aplikace, do které budou zaměstnanci evidovat svůj příchod do práce.

Za tímto účelem jsme vyvinuli aplikaci Approve Hot Seating & Parking, která se skládá ze dvou částí. Hot Seating umožňuje snadnou a pohodlnou rezervaci pracovního místa. Parking pak rezervaci parkovacího stání. Cílem této aplikace je ušetřit firmě finance za nevyužité prostory a nevyužitá parkovací místa. A jedná se skutečně o významné částky. Jedna firma díky této aplikaci tak ušetří 40 000 Kč měsíčně za nevyužitá parkovací místa.

Zodpovědné osoby totiž mohou snadno pro návštěvníky rezervovat konkrétní místa na určitý den a firma tak nemusí mít určitý počet míst pro zaměstnance a dorezervovávat speciální místa pro návštěvy.

Microsoft vyhodnotil Approve Hot Seating & Parking jako bezproblémovou aplikaci, která je vyrobena na technologii této společnosti. Současně ji zařadil na celosvětový seznam Azure Marketplace. Na této platformě se nachází pouze aplikace, které projdou schvalovacím procesem společnosti Microsoft.

Pokud je rezervace míst v kanceláři a parkovacích stání právě to, co hledáte, neváhejte nás rovnou kontaktovat.

Více informací o ceně se dozvíte v našem ceníku.

Postup aplikace Approve Hot Seating & Parking

#1

Rezervace místa

V přehledu rezervací uživatel vidí, na který den a ve kterém patře má místo rezervované. Pro vybrané patro může rezervovat místo na další dny nebo rezervaci zrušit. Stejný princip funguje i pro rezervaci parkovacího stání. U jednotlivých pracovních míst je navíc k dispozici informace o kvalitě daného místa. Tedy například, jestli má k dispozici polohovatelný stůl, dva monitory apod. Současně si uživatelé mohou zobrazit již rezervovaná místa a zjistit, který kolega sedí na jakém místě.

 

Zelené čtverečky v aplikaci označují dny, kdy uživatel nemá místo rezervované. Zelené „fajfky“ jsou dny, kdy má uživatel rezervované místo na daném patře. Modré „fajfky“ znamenají rezervované místo v jiném patře.

 

 

#2

Výběr zóny

V rámci aplikace si zaměstnanec zvolí tzv. Lokaci. Lokace mohou představovat města, ve kterých má vaše společnost kanceláře, případně jednotlivé budovy. Zaměstnanec si tedy nejprve zvolí požadovanou lokaci (město) a následně konkrétní patro (Zónu) v dané budově. Současně vidí, kolik volných míst v dané zóně zbývá. V rámci zón lze zvolit i konkrétní parkoviště dané firmy.

Součástí zóny je i mapa s adresou firmy, která uživatelům usnadní orientaci.

#3

Přehled rezervací

Aplikace Approve HotSeating & Parking byla vyvinuta tak, aby zaměstnancům poskytovala maximální přehled. V seznamu svých rezervací tak každý uživatel vidí dny, místa a zóny, ve kterých si udělal rezervaci. Pokud se rozhodne, že v určitý den do kanceláře nakonec nepůjde, může tuto rezervaci snadno smazat jedním kliknutím.

#4

Hromadné rezervace

V rámci aplikace mohou mít vybrané osoby (standardně například recepční, sekretářky apod.) stanovený speciální přístup, v rámci kterého mohou provádět hromadné rezervace druhým lidem. Typicky například měsíční rezervace pro manažery, rezervace pro návštěvníky firmy apod.

#5

Kontrola využívaných míst

Primárním cílem aplikace Approve HotSeating & Parking je snížit náklady firmy na kancelářské prostory a pronajímaná parkovací místa. Aby toho šlo dosáhnout, je potřeba kontrolovat reálnou využívanost míst. Za tímto účelem může být každé pracovní místo opatřeno unikátním QR kódem a zaměstnanci tak svou přítomnost v kanceláři potvrdí naskenováním daného QR kódu. Zaměstnavatel tak má jistotu, že jsou rezervovaná místa skutečně využívaná.

#6

Podpora a vysvětlivky

Součástí Approve HotSeating & Parking je i přehledová stránka, kde jsou srozumitelně a přehledně představeny jednotlivé prvky aplikace. Uživatelé se tak snadno zorientují a aplikace pro ně bude snadno pochopitelná. Současně je zde k dispozici formulář, s pomocí kterého nám do Bi4 mohou zaslat své připomínky, návrhy na zlepšení a samozřejmě dotazy s případnými nejasnostmi.

#7

Administrační část

Správci aplikace mají k dispozici administrační rozhraní a v rámci něj mohou omezovat kapacitu daného prostoru. Například budou chtít vzhledem k pandemickým omezením umožní maximální obsazenost 50 % dané kapacity apod.

#8

Kontaktujte nás

Pokud i vy chcete umožnit svým kolegům, aby pohodlně mohli docházet do kanceláře a snadno a efektivně si rezervovali svá místa, dejte nám vědět. Rádi vám aplikaci Bi4 Approve HotSeating představíme blíže. Jsme tu pro vás na telefonním čísle +420 602 560 996, případně na emailu: info@bi4.cz

 

Informaci o ceně aplikace Bi4 Approve HotSeating najdete v našem ceníku.

Vlastnosti aplikace Approve HotSeating & Parking

Aplikaci Bi4 Approve HotSeating & Parking ocení všechny firmy, které chtějí využít své kanceláře či celé budovy skutečně efektivně. Obzvláště zajímavým přínosem je ovšem pro firmy, které již využívají software Microsoft 365 (dříve Office 365). Aby mohla aplikace fungovat, je totiž potřeba přístup na tenant, takže firmy pracující se softwarem Microsoft 365 mohou naplno využít funkce systému, se kterým již pracují.

 

V případě, že firma software Microsoft 365 ještě nevyužívá, ale chtěla by pracovat s aplikací Approve HotSeating & Parking, může nás kontaktovat a následně bychom se společně domluvili na dalším postupu.

 

Při instalaci na tenant je instalován i zdrojový kód aplikace. Zákazník má k aplikaci kompletní přístup a v budoucnu může následné úpravy a změny provádět sám a uzpůsobovat dále aplikaci svým potřebám.

 

Microsoft vyhodnotil Approve Hot Seating & Parking jako bezproblémovou aplikaci, která je vyrobena na technologii této společnosti. Současně ji zařadil na celosvětový seznam Azure Marketplace. Na této platformě se nachází pouze aplikace, které projdou schvalovacím procesem společnosti Microsoft.

 

Další vlastnosti:

  • Aplikace je uživatelsky velice snadno ovladatelná a obsahuje přehlednou nápovědu.
  • Aplikace je responzivní a přizpůsobí se tak rozhraní mobilního telefonu, notebooku a desktopu.
  • V rámci aplikace může uživatel rezervovat své místo v rámci několika pater, budov i měst. Je proto vhodné pro menší firmy i pro větší společnosti, které mají kanceláře v různých městech.
  • Každý uživatel má k dispozici přehled již rezervovaných míst, snadno se tak může podívat, které dny si zamluvil místo v kanceláři.
  • Limity: počet rezervací (limit Sharepoint) je 30 milionů, aplikaci můžete využít až na 2 000 měst / budov a můžete připravit až 2 000 zón / lokací / open space.
  • Doporučený maximální počet míst na jednom patře / kanceláři je 50, v případě většího počtu již není výběr místa z plánku příliš přehledný, obzvláště na mobilním telefonu. Pokud máte míst přeci jen více, lze situaci vyřešit rozdělením na 2 zóny (například západ a východ).
  • Pro běh aplikace stačí licence Microsoft 365 Business Basic (v případě, že licenci Microsoft nemáte zakoupenou, informujte nás a domluvíme se na dalším postupu).
  • Aplikace je k dispozici v českém, anglickém, německém, francouzském a španělském jazyce.

Zaujali jsme Vás? Vše Vám předvedeme a vysvětlíme

Kontaktujte nás