Společnost Assa Abloy je přední světový výrobce a dodavatel komplexního řešení
uzamykacích dveřních systémů. Její výrobní závody se nachází v různých zemích, a tak
vznikla potřeba sjednotit procesy bezpečnostních auditů napříč jednotlivými fabrikami.
Výsledkem je sofistikovaná aplikace Bi4 Audit, která firmě umožňuje lépe řídit,
vyhodnocovat a zlepšovat oblast health & safety.
Společnost Assa Abloy je přední světový výrobce a dodavatel komplexního řešení uzamykacích dveřních systémů. Její výrobní závody se nachází v různých zemích, a tak vznikla potřeba sjednotit procesy bezpečnostních auditů napříč jednotlivými fabrikami. Výsledkem je sofistikovaná aplikace Bi4 Audit, která firmě umožňuje lépe řídit, vyhodnocovat a zlepšovat oblast health & safety. „Chtěli jsme stejná data, stejný nástroj a stejný pohled na věc napříč regionem,“ říká sustainability manager, Jan Kaplan.
Potřeba standardizace a sjednocený pohled na bezpečnost
Společnost Assa Abloy má své výrobní závody například v České republice, Polsku aRumunsku. Právě různorodost metod a nástrojů používaných v jednotlivých závodech stála na začátku vývoje aplikace, která využívá technologii Microsoft 365 a SharePoint. „Abychom mohli závody mezi sebou porovnávat a měli důvěru v data, museli jsme sjednotit seznam otázek, nástroje i pohled lidí, kteří audity provádějí,“ doplnil Jan Kaplan.
Digitalizace jako nástroj změny
Původní systém interních auditů byl nejednotný. Někde se používal Excel, jinde papírové formuláře. Výsledky auditů byly často manuálně přepisovány a obtížně dohledatelné. Cílem aplikace tak bylo nejen sjednocení, ale také výrazná digitalizace celého procesu. Tým Assa Abloy tak oslovil společnost Bi4, která začala vyvíjet tuto aplikaci.
„Chtěli jsme mít data okamžitě k dispozici. Ne až za čtrnáct dní, až na ně bude mít někdo čas. Aplikace Bi4 Audit nám dnes umožňuje sledovat výsledky auditů v reálném čase, zobrazovat je ve vizualizacích a filtrovat podle jednotlivých procesů nebo lokalit,“ doplňuje Ondřej Harbich, program manager for digital transformation.
Výsledky auditů jsou zobrazovány v tzv. operační místnosti, kde vedení společnosti sleduje klíčové ukazatele výkonnosti všech závodů. Data z auditů jsou tedy okamžitě dostupná pro rozhodování a vyhodnocování jednotlivých procesů.
Automatizace, která šetří čas i nervy
Jedním z nejvýraznějších přínosů aplikace je automatizace procesu interních auditů. Po dokončení auditu je automaticky odeslán e-mailový sumář výsledků příslušným manažerům. Významnou změnou je také rozšíření procesu. Dříve končil audit vyplněním formuláře, nyní je sledován celý životní cyklus auditu, od plánování přes nápravná opatření až po jejich realizaci.
„Dnes můžeme přesně říct, kdo a kdy se k auditu vyjádřil, co bylo navrženo jako nápravné opatření, a zda bylo skutečně realizováno. To předtím nebylo možné,“ říká Ondřej Harbich. Aplikace získala pozitivní zpětnou vazbu i od samotných kontrolorů, kterým šetří práci a nabízí přehledné rozhraní.
Komplexní řešení s potenciálem pro další využití
Aplikace Bi4 kromě funkcionality interního auditu zahrnuje správu přístupových práv, přidělování odpovědností, notifikace a datové výstupy včetně trendových statistik. V praxi to znamená, že vedení může rychle zjistit, který proces nebo závod vykazuje dlouhodobé problémy.
„Zatím máme krátkou historii, ale už teď vidíme, které procesy fungují a kde jsou slabiny. A hlavně to dokážeme měřit bez zdlouhavého přepisování z Excelu,“ popisuje Ondřej Harbich. Přestože byla aplikace vyvinuta na základě požadavku od Assa Abloy a oblast auditů, její principy jsou univerzálně využitelné. Mohou ji tak využít i jiné výrobní firmy nebo organizace s více pobočkami, které chtějí sjednotit postupy a mít přehled nad výsledky kontrolních procesů.
„Věříme, že aplikace Bi4 Audit má potenciál i mimo naši firmu. Ať už jde o maloobchodní sítě, čerpací stanice nebo restaurace. Všude tam, kde je potřeba standardizace a kontrola více provozů,“ uzavírá Jan Kaplan.
Pokud také chcete zefektivnit proces interních auditů, kontaktujte nás. Rádi vám aplikaci Bi4
Audit představíme blíže.
