Jak faktury ve formátu ISDOC šetří čas ve firmách
05.04.2021
Firmy využívají elektronické dokumentace formátu ISDOC stále častěji, protože jim mimo jiné usnadňují účetnictví. Připravili jsme pro vás přehled výhod tohoto formátu, a také možnosti jeho využití v rámci aplikace Bi4Approve Faktury.
Co je vlastně ISDOC
ISDOC neboli Information System Document je speciální formát pro elektronickou dokumentaci vytvořený pro lepší, rychlejší a snazší zasílání faktur v elektronické podobě. Jeho vývoj byl ze začátku umožněn díky spolupráci 14 českých firem, které pochopily přednosti elektronické dokumentace. Postupně se k nim přidávaly další a další firmy. Jedná se o státem schválenou standardizovanou elektronickou formu dokumentů pro fakturační účely.
Jak funguje ISDOC
Formát ISDOC je založen na standardizovaných fakturačních šablonách se zahrnutými daňovými specifiky v XML formátu s elektronickým podpisem. Díky elektronickému podpisu lze snadno prověřit vystavitele faktury.
Vyexportovat fakturu ve formátu ISDOC umožňuje většina fakturačních programů. Pro čtení ISDOC je možné si zdarma stáhnout oficiální program, nebo jej rovnou importovat do vlastního účetního systému, pokud jej zvládne zpracovat.
ISDOC samotný má dva vlastní „formáty”: *.isdoc a *.isdocx. Běžný *.isdoc je pouze samostatně stojící dokument ISDOC, zatímco *.isdocx je zazipovaná složka obsahující ISDOC a další dokumenty, jakými jsou například přílohy.
Proč je ISDOC efektivní
Díky tomu, že se jedná o standardizovaný a všeobecně uznatelný formát, mezi všemi stranami, které ho využívají, nemůže dojít k nedopatřením. Navíc jej dokáží využívat některé účetní programy a možnost lidské chyby v placení faktur se snižuje na minimum. Hlavním přínosem však nadále zůstává možnost vzájemné komunikace firem, které používají různé softwarové vybavení.
Formát ISDOC navíc není zatížen žádnými poplatky, takže jej může používat každý. Dá se posílat emailem i přenášet na datových nosičích.
Výhody aplikací pracující s ISDOC formátem
S ISDOC formátem může pracovat každý, kdo si stáhne bezplatnou aplikaci a věnuje trochu času na jeho pochopení. Nicméně firma stále musí věnovat čas manuálnímu zadávání do systému a schvalovacímu procesu faktur.
Současná doba však vyžaduje co největší úsporu času. A právě za tímto účelem je ideální aplikace pro schvalování faktur nejen ve formátu ISDOC. Naše aplikace Bi4Approve Faktury usnadňuje třídění, schvalování, proplácení a archivování faktur. Váš administrátor faktur bude vždy vědět, kolik faktur ještě musí projít schválením, které faktury už se mohou proplatit (byly odsouhlaseny), a kterým fakturám se blíží doba splatnosti.
Budete si moci sjednotit tok faktur, přiřazovat faktury jednotlivým projektům a posléze importovat například do účetního systému POHODA. Předcházením problémů s proplacením faktur se šetří čas jednotlivých schvalovatelů faktur a současně jsou chráněny i firemní finance.