Společnost GAPP System pomáhá svým zákazníků stavět a provozovat IT ideální cestou. Modernizuje aplikační platformy, automatizuje vše v datových centrech a buduje pro své zákazníky prostředí hybridního cloudu. Tím umožňuje zákazníkům výrazně snižovat rizika spojená s provozem informačních systémů a zvyšovat efektivitu vynakládaných finančních prostředků.

Řešení, která navrhuje a implementuje, jsou skutečně komplexní a služby GAPP System využívají firmy jako Student Agency, Komerční banka, Metroprojekt, MediaPort solutions, a řada dalších. Společnost GAPP System si uvědomuje nároky na ni kladené a chce svým zákazníkům vyhovět do nejvyšší možné míry. Inovuje proto vnitřní chod společnosti a využívá k tomu nejmodernější technologie včetně Microsoft 365 a vývoje aplikací na míru.

Historicky týmová spolupráce nad smlouvami a zakázkami probíhala především formou emailové komunikace a uložení dat ve sdílených souborových systémech. Stávalo se tak, že nebylo vždy zcela jasné, kdo aktuálně s jakou verzí dat pracuje, protože neexistovaly technologické nástroje, které by tuto práci zjednodušovaly.

„Uvědomovali jsme si, že tento stav není zcela ideální. A proto jsme hledali praktické a spolehlivé řešení, abychom mohli se smlouvami a zakázkami efektivně pracovat,” říká František Kašpar, finanční a administrativní ředitel ve společnosti GAPP System, spol. s.r.o.

Smlouvy a Zakázky: aplikace na míru

Společnost GAPP System hledala silného a spolehlivého partnera, který jim připraví řešení na míru jejím potřebám. Obrátila se proto na firmu Bi4 a ta připravila dvě aplikace: Smlouvy a Zakázky. Ty práci se souvisejícími dokumenty maximálně zpřehlednily a současně oprávněným zaměstnancům firmy umožnily, aby do nich kdykoliv nahlédli. Bez ohledu na to, zda se nachází v kanceláři, pracují z domu či se zrovna nachází v zahraničí.

Aplikace Zakázky v sobě sdružuje veškeré dokumenty k zakázkám, které společnost realizuje. Záznam v aplikaci obsahuje informace o předmětu zakázky, zodpovědném obchodníkovi, finančních aspektech zakázky, a další. Společnost tak má na jednom místě veškerá data související s danou zakázkou.

Druhou aplikací, kterou společnost Bi4 vyvíjela, jsou zmíněné Smlouvy. Na rozdíl od Zakázek se jedná o automatizaci procesu přípravy a schvalování obsahu obchodních smluv. Společnost tak má u každé podepsané smlouvy přehled o tom, kdo požadavek na její podpis zadal, kdo parametry smlouvy připravil, kdo je schválil a kdy byla smlouva podepsaná.

Jak probíhal vývoj vlastní aplikace na míru

František Kašpar nejprve uvažoval, jak celý chod dokumentů ve společnosti zefektivnit. A protože společnost GAPP System využívá nástroje Microsoft 365, rozhodl se jejich možnosti zakomponovat a nechat připravit aplikaci v rámci Power Apps.

„Historicky jsme vždy měli velice dobře popsané, jak má proces přípravy smluv a realizace zakázek fungovat. I z tohoto důvodu byl návrh nového systému a přechod na něj jednodušší,” doplnil Kašpar.

Proběhla jednodenní schůzka s firmou Bi4, na které byly představeny potřeby firmy a současně byla provedena analýza celé aplikace. Vzniklo tak primární zadání na základě něhož se firma Bi4 pustila do vývoje. Již po prvním týdnu vznikla testovací verze, se kterou mohli v GAPP System pracovat a dále specifikovat své požadavky.

Celková tvorba aplikace trvala 2 až 3 měsíce a tím, že aplikace vznikala agilním vývojem, bylo možné s ní průběžně pracovat a měnit jednotlivé prvky. A to do doby, než vznikla funkční varianta, kterou lze i nadále upravovat k obrazu zadavatele. Není tedy nutné mít ihned na začátku jasnou a do detailů vyladěnou představu, ale lze aplikaci vyvíjet a obměňovat postupně.

Vývoj na míru navíc firmě umožňuje implementovat své know-how do informačního systému. Což je obrovská výhoda proti situaci, kdy si organizace zakoupí komerční aplikaci a musí se jí přizpůsobit. Výsledné aplikace jsou tak plně přizpůsobené procesům společnosti, ne naopak.

Společnost GAPP System si současně uvědomuje, že ačkoliv jsou aplikace z Power Apps vysoce funkční, stále se data nachází u firmy Microsoft. Proto GAPP System neponechává nic náhodě a všechna aplikační data pečlivě zálohuje.

Přínosy, přehlednost a ušetřený čas

Moderní aplikace by měla být především praktická a skutečně funkční, aby uživatelům co nejvíce usnadnila práci. A to se v případě aplikací Smlouvy a Zakázek vyplnilo. Jak uvedl František Kašpar:

„Obchodníci podobná řešení vyžadovali již dlouho. Chtěli zamezit distribuci důležitých dokumentů v listinné nebo emailové podobě a zároveň se potřebovali rychle dostat k historii svých uzavřených obchodů. A to se nám, věřím povedlo.”

Nově vzniklé aplikace postavené v rámci nástroje Power Platforms tak společnosti GAPP System nejen zefektivnily interní komunikaci, ale současně jí poskytly přehlednost, dohledatelnost, a přístup zaměstnanců k důležitým datům odkudkoliv.

Díky tomu, že aplikace vychází z Microsoft 365, který ve společnosti využívají, tak se v nich uživatelům snadno orientuje a nebylo potřeba žádné speciální zaškolování zaměstnanců.