Schvalování příchozích faktur je nedílnou součástí každé společnosti. Aby však bylo efektivní, mělo by být svižné a hlavně spolehlivé. Právě za tímto účelem vznikla aplikace Bi4 Approve Faktury, která práci s fakturami nejen zpřehlední, ale ušetří i čas zainteresovaných stran. 

Proces schvalování příchozích faktur v řadě firem probíhá tak, že k osobě, která má na starosti schvalování faktur (dále administrátorka), dorazí faktura, nicméně daný člověk neví, zda ji může proplatit nebo ne. Musí se proto ptát zodpovědné osoby a zjišťovat, jestli je faktura v této výši v pořádku, zda bylo dodáno její plnění apod.

Schvalování faktur ovšem není primární náplní práce vedoucích a dalších pracovníků. Bi4Approve Faktury toto reflektuje a celý proces maximálně zjednodušuje. Současně chrání firemní finance. Zabraňuje totiž účetním omylům, nestane se, že by byla proplacená chybná faktura, faktura, jejíž plnění nebylo dodáno kompletně, docházelo k účetním podvodům apod. Bohužel se nejedná jen o pomyslné malování čerta na zeď. Jednomu z našich klientů aplikace Bi4Approve Faktury zabránila v proplacení faktury, u které nebylo dodáno její plnění, a zachránila mu tak platbu v hodnotě 2 milionů Kč. 

Aplikaci Bi4Approve Faktury využívá například i office managerka Ivana Bergmanová ze stavební firmy IDPS. Paní Bergmanová k této aplikaci uvedla:

„Dříve jsem faktury evidovala v excelové tabulce, nicméně tento systém nebyl již déle efektivní. Proto jsme s Ing. Nekužou hledali vhodné řešení pro naši firmu. Potřebovali jsme aplikaci, která bude nejen evidovat zaslané faktury, ale současně umožní jejich odsouhlasení zodpovědnými osobami. Karel Nekuža nám připravil na míru aplikaci Bi4Approve Faktury, se kterou pracuje všech našich 7 schvalovatelů.

Aplikace funguje velmi plynule, a pokud narazíme na jakoukoliv komplikaci, pan Nekuža se nám obratem věnuje. Bi4Approve Faktury je pro nás efektivní nejen díky usnadnění práce a zlepšení pracovního koloběhu faktur, ale také nám šetří čas. Navíc brání i případným omylům, pokud se kolegům jakákoliv faktura nepozdává, mohou ji snadno zamítnout.

Velký přínos také vnímám v evidenci faktur. Využíváme účetní program Pohoda, který bohužel neumožňuje sloučení 2 účetních období. V aplikaci Bi4Approve Faktury si mohu zvolit jeden projekt a zobrazit si kompletní faktury za celé časové období, bez ohledu na období účetní, a to je pro nás velmi důležité.“

Pokud i ve své firmě hledáte efektivní nástroj pro evidenci a schvalování faktur, rádi vám blíže představíme aplikaci Bi4Approve Faktury. Pro více informací si můžete pročíst technický list aplikace, případně nás rovnou kontaktujte.