V rámci holdingových společností probíhá standardně fakturace mezi jednotlivými firmami. Jedná se o běžný proces, který ovšem často bývá zdlouhavý a neefektivní. Což byl případ i holdingové společnosti Atlas Copco.

Michal Dostál, Automation Team Leader, má spolu se svým týmem na starosti zlepšování procesů v rámci finančního centra Atlas Copco skupiny. Při sledování finančních procesů narazili právě na proces fakturace mezi firmami, který není příliš efektivní. Je totiž značně manuální a vstupuje do něj řada participantů. Mezi nimi například analytici, kteří identifikují transakce mezi skupinami, business kontroloři, kteří vyhodnocují, zda je požadavek validní, účetní apod.

Jak uvedl Michal Dostál, tento proces se mnohdy řešil po emailech, účetní získávali nekompletní podklady a dohledáváním informací trávili i 90 hodin měsíčně. Z tohoto důvodu se rozhodli proces zefektivnit a co nejvíce zautomatizovat. A proto společnosti Bi4 vyvinula aplikaci na míru s názvem ICO Recharge, která je napojená na SQL server.

Tato aplikace výrazným způsobem zpříjemní a usnadní uživatelům práci. Nemusí totiž již dohledávat informace, mají k dispozici přehledné rozhraní, ve kterém se jednotlivé požadavky (tzv. requesty) seskupují, filtrují a uživatelé si mohou zpětně dohledat, co a kdy bylo zaúčtováno. Další výhodou je, že aplikace funguje i jako kontrolní rozhraní. Všechny requesty jsou totiž směrovány na kompetentní osoby a business kontrolorům přijde jen informativní zpráva, že je potřeba něco schválit.

Michal Dostál na aplikaci ICO Recharge oceňuje i její další funkce: „Výhodou také je, že business kontroloři mohou konkrétní transakci schválit, odmítnout či k ní vkládat komentáře. Je zde zahrnuta celá logika komunikace a aplikace tak současně funguje jako chatovací prostředník mezi jednotlivými aktéry.”

Aplikace navíc poskytuje učesaná data robotovi, který si je automaticky převezme a zaúčtuje. Není tak potřeba účetní, který manuálně vkládá data do SAPu.

Aplikace ICO Recharge by měla být v rámci skupiny Atlas Copco využívaná napříč světem a očekávají se díky ní úspory v řádu stovek hodin měsíčně a výrazné zefektivnění zmíněného finančního procesu.